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이야기 한마당

원활한 소통과 효율적 협업을 위한 신(新) 영상회의 시스템

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일괄편집_shutterstock_159929066.jpg

 

최근 스마트폰을 비롯해 다양한 IT 제품 사용이 극대화되면서 영상회의를 이용하는 사례가 늘고 있다. 영상회의는 스마트워크를 실현하는 대표적인 회의 솔루션으로 이미 국내외 대기업은 물론 전국 지자체 등이 활발하게 시행 중이다. 이러한 흐름에 맞춰 우리 회사 역시 신 영상회의 시스템을 구축하고 본격 적용에 나섰다.
 

<글 전종필 차장>

 

 

< 새로운 비즈니스 커뮤니케이션 환경 구현 >

 

우리 회사는 11월 1일부터 12월 6일까지 신(新) 영상회의 시스템(Video Conference System)을 구축, 오는 12월 19일부터 적용할 예정이다. 보다 신속하고 원활한 의사소통 채널을 확보하고자 도입하는 신 영상회의 시스템은 기존 우리 회사의 영상회의 시스템의 성능 및 품질을 개선한 것으로, 본사 외 15개소에서 사용하게 된다. 


새로 구축하는 영상회의의 장점은 시간, 공간, 참석 인원의 제약을 줄여 업무의 유연성이 가능하다는 것. 스마트폰, PC 등으로 회의를 할 수 있어 출장비와 이동 시간이 획기적으로 절감되고, 메일이나 전화만으로는 소통하기 어려운 내용을 정확하게 전달해 신속한 의사 결정을 할 수 있다. 또 대면 회의, 다자 간 회의, 사업장간 회의 등을 빠르고 편리하게 실현할 수 있어, 여러 지역에 흩어져 있는 임직원들과의 커뮤니케이션이 원활할 것으로 보인다. 우리 회사는 이러한 비즈니스 커뮤니케이션 환경 구현을 통해 성공적인 회의문화를 조성하고 업무 효율을 높일 계획이다.

 


<국제 표준, 최신 기술 적용해>

 

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새롭게 도입하는 영상회의 시스템은 국제 표준의 최신 기술을 적용한 개방형 플랫폼을 기반으로, 입체감을 높인 고화질 영상과 품질 높은 사운드를 갖추고 있다. 시스템 구축에 있어 가장 중점을 둔 것은 사용자 중심의 편리성이다. 임직원 누구나 거부감이나 불편함 없이 활용할 수 있도록 간단하고 쉬운 환경을 구축해 초보자도 별도의 교육 없이 쉽게 사용할 수 있다. 


서비스 측면에서는 영상회의 효율성과 생산성을 위해 회의 환경의 품질을 우선적으로 삼았다. 이를 위해 네트워크 속도나 영상, 음성 전달에서 지연되는 경우는 없는지, 보안상의 문제는 없는지, 다자 간으로 실시간 연결을 지원하는지 등을 유념하여 설계했다. 특히 여러 사람이 동시에 발언 시 화자 간의 소리를 구별할 수 있는 대화형 스테레오와 영상회의 데이터 우선 정책(QoS, Quality of Service)을 적용하여 화자의 음질과 콘텐츠 품질을 한 차원 높였다. 


비즈니스 커뮤니케이션에 있어 효율적인 협업이 그 어느 때보다 중요한 시기다. 또 최근 많은 기업들이 회의문화의 중요성을 인식하고 자유로운 회의를 통해 경쟁력 강화에 관심을 기울이고 있다. 신 영상회의 시스템은 우리 임직원들이 협업할 수 있도록 빠르고 편리한 서비스를 지원함은 물론 국내외 기업(LM, Boeing, Airbus 등)과의 원활한 소통 창구 역할을 할 것으로 기대된다. 

 

 

<성공한 기업에는 그들만의 회의문화가 있다.>

 

많은 기업들이 고질적이고 비효율적인 회의를 개선하기 위해 기업 특성에 맞는 회의 방법을 강구하고 적용 중이다. ‘조직의 축소판’이라고도 불리는 회의, 그중 효율성과 참신성이 돋보이는 글로벌 기업들의 회의문화 사례를 소개한다.


캐논 ● 캐논의 회의문화의 핵심은 스탠딩(Standing)이다.  캐논은 회의를 서서 진행하기 위해 모든 회의 테이블의 다리를 30cm씩 높였다. 서서 회의를 하면 회의 시간이 짧아지고 집중력이 높아지며, 회의 시간에 조는 일도 없어지게 된다는 것. 회의 시 자료 반입을 허용하면 자료만 줄줄 읽어 내리다 회의가 끝날 수도 있다는 우려 때문에 회의실에는 자료 반입이 금지되어 있으며, 3회 이상 발언하지 않으면 퇴거 명령이 떨어진다. 

 

NHN ● NHN은 IT 기업답게 부서별로 50여 개의 게시판을 운영하고 있으며, 대면 토론보다는 인트라넷의 게시판 글에 댓글을 다는 ‘리플문화’로 회의 사안을 결정한다. 게시글에 3~4개 이상의 댓글이 붙으면 이 사안에 대한 회의를 진행하는 방식으로, 시간과 장소에 구애받지 않는 온라인 토론으로 이뤄진다. 또 효율성 향상 및 신속한 의사 결정을 위해, 전사적으로 모든 회의를 15분 안에 끝내자는 캠페인을 실시하고 있다.

 

GE ● GE는 조직원의 의견이 충분히 반영되어야 하는 회의의 경우 타운 미팅(Town Meeting)을 진행하는 것으로 유명하다. 타운 미팅이란 회사에서 2~3시간 떨어진 곳에서 2~3일 동안 회의하는 것으로, 업무에서 벗어나 회의에만 집중해 좀 더 창의적인 결과를 끌어내자는 취지에서 시작되었다. 참가자들은 사전에 충분한 자료를 준비해 참석하며, 자유로운 토의를 위해 의사 결정권자는 본 회의에는 참여하지 않고 회의 후 대안이 모아졌을 때 참석한다. 

 

구글 ● 구글은 시간 절약 및 효율적 회의문화를 지향하는 대표 기업이다. 정보를 전달하거나 아이디어 구상을 위한 회의에도 반드시 명확한 안건을 정하고 꼭 필요한 사람만 초대한다. 회의 인원은 8명으로 제한해 발언을 못하는 사람이 없도록 하고, 한 명의 의사 결정자를 정해서 단순 토론을 위한 회의가 되지 않고 결론을 내릴 수 있도록 했다. 길어지는 회의를 방지하기 위해 회의 시간은 50분으로 제한, 회의가 끝나면  48시간 이내에 회의록 배포 및 추가 조치에 대해 공지하는 것을 원칙으로 삼는다.

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